Interne Meldestelle nach HinSchG: Wer ist verpflichtet?

Stand: 14. Oktober 2026

Kurz gesagt

Eine interne Meldestelle müssen alle Beschäftigungsgeber einrichten und betreiben, die in der Regel mindestens 50 Beschäftigte haben (§ 12 Abs. 1 und 2 HinSchG). Für Unternehmen mit 50 bis 249 Beschäftigten gilt die Pflicht seit dem 17. Dezember 2023 (§ 42 Abs. 1 HinSchG). Bestimmte Unternehmen der Finanz- und Versicherungsbranche sind unabhängig von ihrer Größe verpflichtet (§ 12 Abs. 3 HinSchG).

Wer eine interne Meldestelle einrichten muss

Das Hinweisgeberschutzgesetz (HinSchG) verpflichtet Beschäftigungsgeber, dafür zu sorgen, dass bei ihnen mindestens eine Stelle für interne Meldungen eingerichtet ist und betrieben wird (§ 12 Abs. 1 HinSchG). Beschäftigungsgeber ist nach § 3 Abs. 9 HinSchG jede natürliche oder juristische Person und jede rechtsfähige Personengesellschaft, die mindestens eine Person beschäftigt.

Die Pflicht greift aber erst ab einer bestimmten Größe: Sie gilt nur für Beschäftigungsgeber mit in der Regel mindestens 50 Beschäftigten (§ 12 Abs. 2 HinSchG). Unternehmen mit weniger Beschäftigten dürfen freiwillig eine Meldestelle betreiben, müssen es nach dem HinSchG aber nicht.

Zu den Beschäftigten zählt das Gesetz nicht nur Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer. Nach § 3 Abs. 8 HinSchG gehören auch Auszubildende, Beamtinnen und Beamte, arbeitnehmerähnliche Personen einschließlich der in Heimarbeit Beschäftigten sowie Menschen mit Behinderung in Werkstätten dazu. Wer an der Schwelle von 50 liegt, sollte deshalb nicht nur die Lohnliste der Angestellten zählen.

Unabhängig von der Zahl der Beschäftigten gilt die Pflicht für die in § 12 Abs. 3 HinSchG aufgezählten Unternehmen. Dazu gehören unter anderem Wertpapierdienstleistungsunternehmen, Börsenträger, bestimmte Kredit- und Zahlungsinstitute, Kapitalverwaltungsgesellschaften und bestimmte Versicherungsunternehmen. Für den öffentlichen Sektor bestimmen die obersten Bundes- und Landesbehörden die zuständigen Organisationseinheiten, für Gemeinden gilt das jeweilige Landesrecht (§ 12 Abs. 1 HinSchG).

Seit wann die Pflicht gilt

Das HinSchG wurde am 2. Juni 2023 verkündet. Für private Beschäftigungsgeber mit in der Regel 50 bis 249 Beschäftigten gab es eine Übergangsfrist: Sie mussten ihre interne Meldestelle erst ab dem 17. Dezember 2023 einrichten (§ 42 Abs. 1 HinSchG). Diese Erleichterung galt nicht für die Unternehmen nach § 12 Abs. 3 HinSchG.

Heute ist die Übergangsfrist abgelaufen. Jedes Unternehmen, das in der Regel 50 oder mehr Menschen beschäftigt, muss eine funktionierende interne Meldestelle haben. Das gilt auch dann, wenn bisher keine einzige Meldung eingegangen ist: Das Gesetz verlangt, dass die Stelle eingerichtet ist und betrieben wird, nicht erst, dass sie genutzt wird.

Was die interne Meldestelle leisten muss

Eine Meldestelle ist mehr als ein E-Mail-Postfach. Das HinSchG stellt konkrete Anforderungen:

Meldewege: Meldungen müssen mündlich und in Textform möglich sein. Auf Wunsch der hinweisgebenden Person ist innerhalb angemessener Zeit auch eine persönliche Zusammenkunft zu ermöglichen, mit Einwilligung auch per Bild- und Tonübertragung (§ 16 Abs. 3 HinSchG).
Zugriffsschutz: Nur die zuständigen Personen und die Personen, die sie unterstützen, dürfen auf eingehende Meldungen zugreifen können (§ 16 Abs. 2 HinSchG).
Vertraulichkeit: Die Identität der hinweisgebenden Person, der Personen, die Gegenstand der Meldung sind, und weiterer genannter Personen ist zu schützen (§ 8 HinSchG).
Fristen: Der Eingang ist spätestens nach sieben Tagen zu bestätigen, eine Rückmeldung muss innerhalb von drei Monaten folgen (§ 17 HinSchG).
Dokumentation: Alle Meldungen sind dauerhaft abrufbar zu dokumentieren und drei Jahre nach Abschluss des Verfahrens zu löschen (§ 11 HinSchG).
Unabhängigkeit und Fachkunde: Die zuständigen Personen arbeiten unabhängig, andere Aufgaben dürfen nicht zu Interessenkonflikten führen, und der Beschäftigungsgeber muss für die notwendige Fachkunde sorgen (§ 15 HinSchG).
Befugnisse: Die Meldestelle braucht die Befugnisse, um Meldungen zu prüfen und Folgemaßnahmen zu ergreifen (§ 12 Abs. 4 HinSchG).

Anonyme Meldungen muss der Meldekanal nicht zwingend ermöglichen. Das Gesetz sagt, die interne Meldestelle sollte auch anonym eingehende Meldungen bearbeiten (§ 16 Abs. 1 HinSchG). Eine Pflicht, technische Kanäle für anonyme Meldungen vorzuhalten, besteht danach nicht. Wer anonyme Meldungen zulässt, senkt aber die Hürde für Hinweise, die sonst womöglich direkt nach außen gehen.

Interne oder externe Meldestelle: das Wahlrecht

Hinweisgebende Personen können frei wählen, ob sie sich an die interne Meldestelle ihres Arbeitgebers oder an eine externe Meldestelle wenden (§ 7 Abs. 1 HinSchG). Externe Meldestellen des Bundes sind das Bundesamt für Justiz, die Bundesanstalt für Finanzdienstleistungsaufsicht und das Bundeskartellamt.

Das Gesetz wünscht sich zwar, dass in Fällen, in denen intern wirksam gegen den Verstoß vorgegangen werden kann, die interne Meldung bevorzugt wird. Durchsetzen kann der Arbeitgeber das aber nicht. Er soll Anreize schaffen und klare, leicht zugängliche Informationen über das interne Verfahren bereitstellen, ohne den Weg nach außen zu erschweren (§ 7 Abs. 3 HinSchG). Eine Meldestelle, die bekannt, leicht erreichbar und vertrauenswürdig ist, ist deshalb auch im eigenen Interesse: Nur was intern gemeldet wird, können Sie intern aufklären.

Welche Bußgelder das Gesetz vorsieht

Wer nicht dafür sorgt, dass eine interne Meldestelle eingerichtet ist und betrieben wird, handelt ordnungswidrig (§ 40 Abs. 2 Nr. 2 HinSchG). Diese Ordnungswidrigkeit kann mit einer Geldbuße bis zu 20.000 Euro geahndet werden (§ 40 Abs. 6 HinSchG). Anwendbar ist die Vorschrift seit dem 1. Dezember 2023 (§ 42 Abs. 2 HinSchG).

Verstoß	Vorschrift	Höchstbetrag nach § 40 Abs. 6
Keine interne Meldestelle eingerichtet oder betrieben	§ 40 Abs. 2 Nr. 2	20.000 Euro
Meldung oder Kommunikation behindert	§ 40 Abs. 2 Nr. 1	50.000 Euro
Repressalie ergriffen	§ 40 Abs. 2 Nr. 3	50.000 Euro
Vertraulichkeit vorsätzlich oder leichtfertig nicht gewahrt	§ 40 Abs. 3	50.000 Euro

Für die Behinderung von Meldungen, für Repressalien und für Verstöße gegen das Vertraulichkeitsgebot verweist § 40 Abs. 6 HinSchG zusätzlich auf § 30 Abs. 2 Satz 3 des Gesetzes über Ordnungswidrigkeiten. Wird die Geldbuße gegen das Unternehmen selbst festgesetzt, verzehnfacht sich dadurch das Höchstmaß. Für die fehlende Meldestelle gilt dieser Verweis nicht. Die größeren Risiken liegen also weniger in der fehlenden Meldestelle als in einem schlecht geführten Verfahren, bei dem Identitäten durchsickern oder Hinweisgeber benachteiligt werden.

So kommen Sie zu einer funktionierenden Meldestelle

Pflicht prüfen: Zählen Sie die Beschäftigten nach § 3 Abs. 8 HinSchG und prüfen Sie, ob Ihr Unternehmen unter § 12 Abs. 3 HinSchG fällt.
Organisationsform wählen: eigene Beschäftigte, ein Team oder ein beauftragter Dritter wie eine externe Ombudsperson (§ 14 HinSchG).
Meldewege einrichten: schriftlich, mündlich und persönlich, mit Zugriff nur für die zuständigen Personen.
Fristen und Dokumentation organisieren: Vertretung im Urlaub regeln, Eingangsbestätigung und Rückmeldung terminieren, Löschung nach drei Jahren vorsehen.
Beschäftigte informieren: klar und leicht zugänglich, etwa per Aushang, Intranet und Unterweisung (§ 7 Abs. 3 HinSchG).

Für die technische Seite gibt es Software. meldefox stellt einen Meldekanal bereit, über den Hinweisgeber ohne Konto und auf Wunsch anonym melden, berechnet die Fristen nach § 17 HinSchG automatisch und erzeugt einen druckfertigen QR-Aushang für die Information der Beschäftigten. Die organisatorischen Entscheidungen, insbesondere wer die Meldestelle besetzt, bleiben bei Ihnen. Ein Ersatz für eine Rechtsberatung im Einzelfall ist dieser Beitrag nicht.

Häufige Fragen

Brauchen Unternehmen mit weniger als 50 Beschäftigten eine interne Meldestelle?

Nach dem HinSchG in der Regel nicht, denn § 12 Abs. 2 HinSchG beschränkt die Pflicht auf Beschäftigungsgeber mit in der Regel mindestens 50 Beschäftigten. Ausnahmen sind die in § 12 Abs. 3 HinSchG genannten Unternehmen etwa aus dem Finanz- und Versicherungsbereich, die unabhängig von ihrer Größe verpflichtet sind.

Muss die interne Meldestelle anonyme Meldungen ermöglichen?

Eine Pflicht besteht nicht. § 16 Abs. 1 HinSchG sagt, die interne Meldestelle sollte auch anonym eingehende Meldungen bearbeiten, und stellt ausdrücklich klar, dass keine Pflicht besteht, Meldekanäle für anonyme Meldungen vorzuhalten.

Wie hoch ist das Bußgeld, wenn keine interne Meldestelle besteht?

Bis zu 20.000 Euro. Das ergibt sich aus § 40 Abs. 2 Nr. 2 in Verbindung mit § 40 Abs. 6 HinSchG.

Quellen

Dieser Ratgeber gibt einen allgemeinen Überblick und ersetzt keine Rechts- oder Steuerberatung im Einzelfall.