Fristen nach dem HinSchG: Eingangsbestätigung, Rückmeldung, Löschung

Stand: 14. Oktober 2026

Kurz gesagt

Die interne Meldestelle muss den Eingang einer Meldung spätestens nach sieben Tagen bestätigen und der hinweisgebenden Person innerhalb von drei Monaten nach der Eingangsbestätigung eine Rückmeldung geben (§ 17 HinSchG). Ohne Eingangsbestätigung läuft die Rückmeldefrist drei Monate und sieben Tage ab Eingang. Die Dokumentation ist drei Jahre nach Abschluss des Verfahrens zu löschen (§ 11 Abs. 5 HinSchG).

Die Fristen im Überblick

Schritt	Frist	Fristbeginn	Vorschrift
Eingangsbestätigung	spätestens nach 7 Tagen	Eingang der Meldung	§ 17 Abs. 1 HinSchG
Rückmeldung	innerhalb von 3 Monaten	Bestätigung des Eingangs	§ 17 Abs. 2 HinSchG
Rückmeldung ohne Eingangsbestätigung	3 Monate und 7 Tage	Eingang der Meldung	§ 17 Abs. 2 HinSchG
Löschung der Dokumentation	3 Jahre	Abschluss des Verfahrens	§ 11 Abs. 5 HinSchG
Löschung einer Tonaufzeichnung	sobald das Protokoll fertiggestellt ist	Fertigstellung des Protokolls	§ 11 Abs. 4 HinSchG

Die Fristen gelten für jede Meldung, die bei der internen Meldestelle eingeht, gleich auf welchem Weg: schriftlich, telefonisch oder in einem persönlichen Gespräch. Entscheidend ist der Eingang bei der Meldestelle, nicht der Zeitpunkt, an dem jemand die Meldung zum ersten Mal liest.

Bei telefonischen Meldungen und bei Meldungen in einem persönlichen Gespräch ist der Tag des Anrufs oder des Gesprächs der Eingang. Wünscht eine hinweisgebende Person zunächst nur einen Gesprächstermin, muss die Meldestelle diese persönliche Zusammenkunft innerhalb angemessener Zeit ermöglichen (§ 16 Abs. 3 HinSchG). Es empfiehlt sich, schon die Terminanfrage zu dokumentieren und den Termin nicht wochenlang hinauszuschieben, denn die eigentliche Meldung erfolgt oft erst im Gespräch.

So werden die Fristen berechnet

Das HinSchG enthält keine eigene Regel zur Fristberechnung. Für Fristen in Gesetzen gelten deshalb die Auslegungsvorschriften der §§ 187 bis 193 des Bürgerlichen Gesetzbuchs (§ 186 BGB).

Der Tag des Eingangs zählt nicht mit. Beginnt eine Frist mit einem Ereignis, wird der Tag des Ereignisses nicht mitgerechnet (§ 187 Abs. 1 BGB).
Tagesfristen enden mit Ablauf des letzten Tages der Frist (§ 188 Abs. 1 BGB).
Monatsfristen enden mit Ablauf des Tages im letzten Monat, der durch seine Zahl dem Tag des Ereignisses entspricht (§ 188 Abs. 2 BGB).

Beispiel Eingangsbestätigung: Eine Meldung geht am Mittwoch, 7. Oktober, ein. Der 7. Oktober zählt nicht mit, die Frist beginnt am 8. Oktober. Der siebte Tag ist der 14. Oktober, die Frist endet mit Ablauf dieses Tages.

Beispiel Rückmeldung: Der Eingang wird am 12. Oktober bestätigt. Die Rückmeldefrist von drei Monaten endet mit Ablauf des 12. Januar.

Fällt das Fristende auf einen Samstag, Sonntag oder Feiertag, verschiebt § 193 BGB es für die Abgabe von Erklärungen und die Bewirkung von Leistungen auf den nächsten Werktag. Ob diese Verschiebung für die Fristen des HinSchG gilt, regelt das Gesetz nicht ausdrücklich. Wer auf Nummer sicher gehen will, plant so, dass Bestätigung und Rückmeldung vor einem Wochenende oder Feiertag rausgehen.

Was in die Eingangsbestätigung gehört

§ 17 Abs. 1 HinSchG verlangt nur, dass der Eingang bestätigt wird. Inhaltliche Vorgaben macht das Gesetz dafür nicht. Gleichzeitig beginnt mit der Bestätigung die eigentliche Arbeit der Meldestelle: Sie prüft, ob der gemeldete Verstoß in den sachlichen Anwendungsbereich nach § 2 HinSchG fällt, hält Kontakt zur hinweisgebenden Person, prüft die Stichhaltigkeit der Meldung, fordert bei Bedarf weitere Informationen an und ergreift angemessene Folgemaßnahmen (§ 17 Abs. 1 HinSchG).

In der Praxis bewährt sich eine kurze, sachliche Bestätigung, die keine Bewertung vorwegnimmt. Sie sollte der hinweisgebenden Person sagen, auf welchem Weg Rückfragen kommen werden und wie sie selbst weitere Informationen nachreichen kann. Bei anonymen Meldungen geht das nur, wenn der Meldekanal einen Rückweg vorsieht, etwa einen geschützten Briefkasten, in den sich die Person ohne Namen wieder einwählt. Ohne einen solchen Rückweg lässt sich weder bestätigen noch zurückmelden.

Was die Rückmeldung enthalten muss

Die Rückmeldung umfasst die Mitteilung geplanter sowie bereits ergriffener Folgemaßnahmen und die Gründe dafür (§ 17 Abs. 2 HinSchG). Sie darf nur erfolgen, soweit dadurch interne Nachforschungen oder Ermittlungen nicht berührt und die Rechte der Personen, die Gegenstand der Meldung sind oder in ihr genannt werden, nicht beeinträchtigt werden.

Als Folgemaßnahmen nennt § 18 HinSchG insbesondere:

interne Untersuchungen beim Beschäftigungsgeber, einschließlich Kontakt zu betroffenen Personen und Arbeitseinheiten,
den Verweis der hinweisgebenden Person an andere zuständige Stellen,
den Abschluss des Verfahrens, etwa aus Mangel an Beweisen,
die Abgabe des Verfahrens an eine für interne Ermittlungen zuständige Arbeitseinheit oder an eine zuständige Behörde.

Die Rückmeldung bedeutet also nicht, dass der Fall nach drei Monaten abgeschlossen sein muss. Sie bedeutet, dass die hinweisgebende Person nach spätestens drei Monaten erfährt, was mit ihrer Meldung geschieht und warum.

Dokumentation und Löschfrist

Jede eingehende Meldung ist dauerhaft abrufbar zu dokumentieren, unter Beachtung des Vertraulichkeitsgebots (§ 11 Abs. 1 HinSchG). Bei telefonischen Meldungen ist eine Tonaufzeichnung oder ein Wortprotokoll nur mit Einwilligung der hinweisgebenden Person zulässig, sonst wird ein Inhaltsprotokoll angefertigt (§ 11 Abs. 2 HinSchG). Die hinweisgebende Person muss Gelegenheit erhalten, das Protokoll zu prüfen, zu korrigieren und zu bestätigen, eine als Grundlage verwendete Tonaufzeichnung ist danach zu löschen (§ 11 Abs. 4 HinSchG).

Die Dokumentation wird drei Jahre nach Abschluss des Verfahrens gelöscht. Sie kann länger aufbewahrt werden, um die Anforderungen nach dem HinSchG oder nach anderen Rechtsvorschriften zu erfüllen, solange dies erforderlich und verhältnismäßig ist (§ 11 Abs. 5 HinSchG). Diese Frist läuft oft unbemerkt ab, weil sie Jahre nach dem eigentlichen Fall endet. Sie sollte deshalb schon beim Abschluss des Verfahrens vorgemerkt werden.

Typische Fehler und wie Sie sie vermeiden

Frist ab Lesen statt ab Eingang gerechnet: Ein Postfach, das nur einmal pro Woche geöffnet wird, reicht für die 7-Tage-Frist nicht aus.
Keine Vertretung: Ist die einzige Ombudsperson im Urlaub oder krank, laufen die Fristen trotzdem weiter.
Rückmeldung vergessen: Drei Monate sind lang genug, um eine Frist aus dem Blick zu verlieren, wenn sie nur im Kopf oder in einer Tabelle steht.
Löschung nie erledigt: Abgeschlossene Fälle bleiben jahrelang liegen, obwohl § 11 Abs. 5 HinSchG die Löschung vorschreibt.

meldefox rechnet die Eingangsbestätigung und die Rückmeldung für jede Meldung automatisch nach den §§ 187 ff. BGB, berücksichtigt dabei die Feiertage des eingestellten Bundeslandes und erinnert vorab an das Fristende. Bestätigt die Ombudsperson den Eingang, stellt meldefox die Rückmeldefrist auf drei Monate ab Bestätigung um. Fristen erscheinen in einer Ampelübersicht und lassen sich als Kalender abonnieren. Für abgeschlossene Fälle warnt meldefox 30 Tage vor Ablauf der Dreijahresfrist und löscht die Dokumentation danach.

Häufige Fragen

Zählt der Tag des Eingangs bei der 7-Tage-Frist mit?

Nein. Nach § 187 Abs. 1 BGB wird der Tag, an dem das fristauslösende Ereignis eintritt, nicht mitgerechnet. Geht eine Meldung am 7. Oktober ein, endet die Frist für die Eingangsbestätigung mit Ablauf des 14. Oktober.

Was gilt, wenn der Eingang nicht bestätigt wurde?

Dann muss die Rückmeldung spätestens drei Monate und sieben Tage nach Eingang der Meldung erfolgen (§ 17 Abs. 2 HinSchG). Die fehlende Bestätigung ist allerdings selbst schon ein Verstoß gegen § 17 Abs. 1 HinSchG.

Muss der Fall nach drei Monaten abgeschlossen sein?

Nein. Innerhalb von drei Monaten muss die hinweisgebende Person eine Rückmeldung über geplante und ergriffene Folgemaßnahmen und deren Gründe erhalten. Die Untersuchung selbst kann länger dauern.

Quellen

Dieser Ratgeber gibt einen allgemeinen Überblick und ersetzt keine Rechts- oder Steuerberatung im Einzelfall.